Elektroniczny
obieg faktur
i dokumentów
kancelaryjnych

Skontaktuj się z nami

Aplikacja SmartCUW to elektroniczny obieg faktur oraz obieg kancelaryjny dla Centrów Usług Wspólnych klasy EZD

SmartCUW to prosty, intuicyjny i bezpieczny system, który umożliwia CUW i jednostkom budżetowym sprawny przepływ dokumentów księgowych między nimi. Proces obiegu dokumentów został wypracowany wspólnie
z jednym z najprężniej działających CUW w Polsce gdzie od 2017 roku pomaga w utrzymaniu standaryzacji
i zgodność z przepisami oraz procedurami.

System eliminuje konieczność fizycznego przekazywania faktur pomiędzy jednostkami budżetowymi a CUW, co znacznie skraca czas ich procesowania – od wprowadzenia, przez proces akceptacji aż do zaksięgowania i płatności.
Aplikacja SmartCUW realizuje proces zarządzania i obiegu dokumentów kosztowych oraz sprzedażowych, procesowanie dokumentów kancelaryjnych, list płac, umów oraz budżetów jednostek.

Kluczowe funkcje:

system przeglądarkowy – wdrożenie odbywa się wyłącznie na serwerze
bezpieczeństwo - logowanie 2-składniowe, zaawansowany system uprawnień - do danych dostęp mają tylko właściwe osoby
intuicyjność - system jest prosty w obsłudze - zwykle pytania pracowników przestają pojawiać się po 2 pierwszych tygodniach od wdrożenia
obieg dok. finansowych - kosztowych, sprzedażowych, list płac
Co daje:
• elastyczność - system dostosowujemy do potrzeb Państwa obecnego obiegu
• standaryzacje - dokument danego typu przebywa zawsze taką samą drogę, zawsze kończy się to metryką
• automatyzacje (system wie, kto ma wykonać jaką operację wkolejnym kroku),mechanizmy podpowiedzi - opisu przedmiotu, opisu merytorycznego, szablony opisu formalnego
• oszczędność czasu – 2:42 min łączny średni czas przetworzenia dokumentu
obieg dokumentów kancelaryjnych – współpraca z działami / jednostkami podległymi
rejestr umów i rejestr kontrahentów
budżet
raportowanie
sprawne wyszukiwanie
system notatek kontekstowych (z powiadomieniami mailowymi)
zastępstwa
integracje - NBP – kursy walut, GUS – dane kontrahentów, Min. Finansów – biała lista podatników, KSeF, ePuap, e-doręczenia
przypomnienia i alarmy
archiwizacja dokumentów oraz metryk przeprocesowanych dokumentów
Masz pytania? Zadzwoń:
+48 513 069 000

Sprawdź, jak działa SmartCUW na przykładzie obiegu faktur w jednostce budżetowej

Korzyści

Oszczędność czasu
i kosztów

Błyskawiczny obieg dokumentów kosztowych i sprzedażowych pomiędzy jednostkami budżetowymi a SmartCUW.

Bezpieczeństwo
dokumentów

Dokumenty nie giną, są bezpiecznie przechowywane i archiwizowane w systemie, łatwe do wyeksportowania i zawsze dostępne.

Wygodne wyszukiwanie
i filtrowanie

Które umożliwia szybkie odszukanie dokumentu po dostawcy lub opisie i wykonywanie raportów podsumowujących.

Nielimitowana liczba
użytkowników

W zależności od potrzeb do systemu może mieć dostęp kilka lub kilkadziesiąt osób.

Prosty intuicyjny system

Faktury wygodnie i szybko wprowadzane do systemu, automatycznie przesyłane do odpowiednich osób decyzyjnych.

Przypomnienia i alarmy

System przypomni o zbliżających się lub przeterminowanych płatnościach, powiadomi jeśli coś zostało źle wpisane.

Bezpłatna prezentacja systemu

Poznaj tajniki systemu automatyzującego przepływ dokumentów księgowych dla CUW i jednostek budżetowych. Skróć czas akceptacji, księgowania i płatności. Zarządzaj dokumentami kosztowymi i sprzedażowymi efektywnie i bezpiecznie.

Umów się na konsultacje ze specjalistą

Jak wygląda spotkanie?

Potrzeby

Omówimy unikalne potrzeby Twojej jednostki

Rozwiązanie

Pokażemy Ci funkcjonalności i możliwości systemu

Inwestycja

Omówimy koszty wdrożenia oraz możliwości finansowania

Zaufały nam
Centrum Usług Wspólnych:

Lubin

Dzierżoniów

Suwałki

DPS Łódź

Przechlewo

Będzin

Gryfice

Najcześciej zadawane pytania

Czy system posiada integracje z KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Tak, Smart CUW jest gotowy na Krajowy System e-Faktur (KSeF), który będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2026 roku.

Czy pola przebiegu dokumentu w systemie są na sztywno ustalone czy je modyfikujemy pod potrzebę danego CUW? Czy możliwość ustalenia tego procesu?

Tak nasz system oprócz standardowych funkcji, umożliwia dopasowanie pod indywidualne potrzeby CUW. Zapytaj handlowca

Czy po wpisaniu NIPU w systemie, system zaciągnie dane z GUSU?

Tak, system SmartCUW jest zintegrowany z GUS, zatem po wpisaniu NIP, system zaciągnie dane z GUS. Tę opcję znajdziesz w: Zakładka Ogólne, okno klienta, przycisk „Pobierz z GUS”.

Czy system poinformuje mnie, że mam nieopisany dokument?

Tak, na pulpicie pojawi Ci się powiadomienie o nieopisanym dokumencie. Możemy również skonfigurować dodatkowe powiadomienia mailowe na życzenie Klienta.

Czy system poinformuje o nowym dokumencie w systemie?

Tak, wszyscy uczestnicy procesu otrzymują powiadomienia o nowych dokumentach. Możemy również skonfigurować dodatkowe powiadomienia mailowe na życzenie Klienta.

Jaki podgląd ma główny księgowy po zalogowaniu? Czy może sprawdzić status innych dokumentów?

Tak, możemy dopasować widok do indywidualnych preferencji klienta.

Czy system umożliwia filtrowanie dokumentów?

Tak, system pozwala na wygodne filtrowanie dokumentów po liście dokumentów lub raportach.

Czy wdrożenie Smart CUW spowoduje, że przestaniemy używać pieczątek?

Nasz system pozwala stworzyć cyfrową obiegówkę, która zastąpi pieczątkę. Dobrą praktyką jest naniesienie na papierowy dokument nadanej przez SmartCUW unikalnej sygnatury.

Czy jest możliwość wprowadzenia modyfikacji do systemu?

Oczywiście, wiemy że różne CUW mają różne potrzeby, dlatego personalizujemy system pod danego klienta. Zapytaj handlowca

Czy możemy dołączyć moduł zawierający obieg umów?

Tak, właśnie pracujemy nad tą funkcjonalnością. Będzie ona dostępna jeszcze w tym roku.

Czy możemy stworzyć moduł do obiegu upoważnień (inspektor ochrony danych) od momentu wniosku do wydania upoważnienia RODO?

Wszystkie indywidualne moduły możemy zaplanować i przygotować jako odrębną część wdrożenia.

Ile to kosztuje?

Finalna wartość inwestycji jest zależna od liczby obsługiwanych jednostek budżetowych. Posiadamy różne formy finansowania, Jeśli są Państwo zainteresowani wyceną, zapraszamy do kontaktu

Gdzie system jest hostowany?

Nasze serwery są umieszczone na terenie Unii Europejskiej i podlegają surowemu unijnemu prawu. To gwarantuje pełne bezpieczeństwo systemu i przechowywanych w nim dokumentów. System może być też hostowany na serwerach klienta.

Jakie są dostępne integracje?

Smart CUW jest zintegrowany z systemami finansowo-księgowymi (jeśli dostawca usługi to umożliwia), a także z GUS, Białą Listą Podatników, KSeF. Jeżeli potrzebujesz indywidualnej integracji, jesteśmy w stanie ją wdrożyć.

+48 513 069 000

Odbieramy telefony między 8 a 16 (Central European Time, UTC+01:00)

wybierz termin w naszym kalendarzu

ul. Grabiszyńska 163,
53-439 Wrocław

Linkedin

Umów się na bezpłatną konsultację wybierając termin w kalendarzu
lub zadzwoń